Planejamento de viagens
Coordenação de visitas ao Brasil para equipes corporativas
O apoio de planejamento e concierge está incluído em transporte e/ou proteção com escopo acordado.
Ofereça à equipe visitante um plano claro para circular entre compromissos e aproveitar o tempo no Brasil. Conversamos sobre planejamento de viagem, coordenação local e necessidades de concierge com a pessoa responsável pela visita.
Monte um roteiro com aprovações claras
Separe reuniões obrigatórias de atividades opcionais do grupo. Registre os grupos de chegada, horários de saída e responsáveis pelas reservas de hotel. Considere se os colegas precisam de traslados conjuntos ou separados e deixe espaço para agendas diferentes. Um responsável pelas aprovações reduz instruções conflitantes quando a programação muda.
Inclua as necessidades de contratação no escopo
Peça a identificação da entidade contratante, moeda da fatura, cronograma de pagamentos, honorários de coordenação e custos de fornecedores. Defina comunicação, horas de serviço, mudanças e cancelamentos antes de contar com os arranjos. Quando a política corporativa exigir proteção, identifique o fornecedor autorizado e seu escopo; coordenação de viagem e execução da proteção são responsabilidades distintas.
Como serão documentados responsabilidades e custos?
A proposta identifica a entidade contratante, aprovações, requisitos de faturamento e arranjos locais solicitados para o grupo visitante. Separa nossos honorários dos custos de fornecedores, define quem mantém e paga reservas e descreve horas de serviço, mudanças e confirmações pendentes. Requisitos da política de viagens ou do dever de cuidado da empresa devem ser apresentados antes do acordo de escopo.
Traga o objetivo da visita e os requisitos de aprovação
Compartilhe o objetivo da visita, tamanho do grupo, compromissos fixos e arranjos existentes, além de quem aprova o orçamento e dos requisitos de faturamento. Converse sobre planejamento e concierge no Brasil e planejamento para São Paulo, junto de eventuais necessidades especializadas com escopo separado.